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Statuts

CHAPITRE Ier : dénomination, siège, objet, durée

Art. 1 :

L'Association est dénommée « association des services externes de prévention et de protection au travail », en abrégé CO-PREV. Cette association succède à l'ancienne asbl Asmetra-Vagedi.

Art. 2 :

Le siège de l'association est établi dans l'arrondissement judiciaire bruxellois. Actuellement, ce siège se situe au n°4 de la rue Ravenstein, à 1000 Bruxelles.

Art. 3 :

L'Association a pour objet :

1° La gestion et/ou la défense des intérêts du secteur en général et des membres en particulier, entre autre par le développement et le maintien de relations avec d’autres organisations belges, étrangères ou internationales dans le domaine large de la prévention et du bien-être au travail ;

2° De servir d’organe de liaison entre les membres, en vue de leur permettre de confronter leurs problèmes et d’échanger leurs expériences en ce qui concerne l’organisation et la gestion de ces services ;

3° L’exécution de divers travaux d’étude et la diffusion d’informations aux membres en vue de les aider dans l’accomplissement de leurs tâches et missions ;

4° De promouvoir la collaboration entre les membres dans la recherche des moyens visant à une meilleure exécution de leurs missions et tâches ; une telle collaboration pouvant éventuellement être poursuivie sur la base d’affinités sectorielles, régionales ou locales ;

5° D’assurer une assistance aux membres auprès des pouvoirs publics ou des tiers afin de soutenir leurs intérêts communs ou ceux de l’un d’eux en particulier, pour autant que l’intérêt particulier ne soit pas contraire à l’intérêt général de l’association ;

6° De promouvoir au sein des membres des règles de déontologie, et de prendre si nécessaire toute mesure utile pour en assurer le respect ;

D'une manière générale, l'association peut accomplir tout acte quelconque se rattachant directement ou indirectement, en tout ou en partie, à son objet (y compris toute activité commerciale et lucrative s’inscrivant dans les limites légales autorisées et dont le rendement sera en tout temps destiné à la réalisation de l’objet idéel non lucratif).

L'Association s'interdit toute immixtion dans la gestion ou l’organisation particulière de ses membres ainsi que dans leurs rapports avec leurs affiliés ou tiers, sauf :

-      lorsqu’il s’agit de missions ou de projets définis par le conseil d’administration comme étant essentiels pour l’objet de l’association et qui, à la suite de la même décision unanime du conseil d’administration, peuvent avoir un impact sur le fonctionnement interne des services,

-      à la demande explicite d’un membre.

Art. 4 :

L'Association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment.

 

CHAPITRE II : membres.

Art. 5 :

Peuvent être membres de l'association sur la proposition du Conseil d’administration :

5.1 les services externes agréés qui l'ont constitué, ou dont la demande d'agrément a été introduite officiellement auprès des instances compétentes. Ces membres sont dénommés ci-après « membres de catégorie A »

5.2 les personnes physiques choisies en vertu de leurs connaissances spécifiques ou de leur expérience dans le domaine des services externes de prévention et de protection. Ces membres sont dénommés ci-après « membres de catégorie B »

5.3 les organisations actives dans le domaine de la prévention et du bien-être au travail avec lesquelles l’association a conclu un accord de coopération, en vue de défendre au mieux les intérêts communs clairement définis ou de réaliser des points d’action communs. Ces membres sont dénommés ci-après « membres de catégorie C»

Toute demande d'affiliation doit être adressée par écrit au président du Conseil d’administration. Le président du Conseil d’administration s'engage à inscrire cette demande à l’ordre du jour de la première réunion du Conseil d’administration qui suit la date de la demande d'affiliation, en indiquant la dénomination et le siège social du candidat-membre. Le Conseil d’administration décide à la majorité simple des voix si la candidature d’affiliation peut être soumise à l’Assemblée générale.

Si le Conseil d’administration décide de ne pas soumettre la nouvelle candidature à l'Assemblée générale, il ne doit pas motiver sa décision auprès du candidat.

L’acceptation d’un nouveau membre de l'association exige toujours la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés appartenant à la catégorie A.

L’Assemblée générale ne doit pas motiver sa décision de refuser l’affiliation auprès du candidat.

Chaque membre s’engage à respecter les objectifs et autres dispositions statutaires ainsi que les règlements internes de l’association. Il s’engage par ailleurs à respecter les règles déontologiques convenues au sein de l’association et à payer la cotisation annuelle.

Art. 6 :

Le nombre de membres est illimité, sans pouvoir être inférieur à trois. Le nombre de membres doit toujours être supérieur au nombre d’administrateurs. Le nombre de membres de catégorie C doit toujours être inférieur au nombre de membres de catégorie A.

Art. 7 :

La qualité de membre se perd :

1.     par préavis notifié au président du Conseil d’administration par lettre recommandée. Le délai de préavis dure un an et prend cours le 1er janvier de l’année suivant la date de la lettre recommandée (le cachet de la poste faisant foi).

 

2.     par démission d'office dans le cas où :

 

a) l'agrément est définitivement refusé ou retiré par les pouvoirs publics ;

b) un membre défaillant ne donne pas suite à une mise en demeure par lettre recommandée l'invitant à payer sa cotisation dans les trente jours. Cette démission prend effet au terme du délai précité.

3.     par exclusion prononcée par l'Assemblée générale aux deux tiers des voix des membres présents et représentés, soit pour inobservance des statuts ou du règlement d'ordre intérieur, soit pour motif grave, le membre intéressé ayant été précédemment entendu ou dûment convoqué. La décision d'exclusion est confirmée par lettre recommandée au membre concerné. L'exclusion entre en vigueur à la date de cette lettre (le cachet de la poste faisant foi).

En attendant la décision d’exclusion de l'Assemblée générale, le Conseil d’administration peut suspendre le service en sa qualité de membre. Cette suspension est confirmée par lettre recommandée au membre concerné et entre en vigueur à la date de cette lettre (le cachet de la poste faisant foi) jusqu'au jour de la décision de l'Assemblée générale. Dans ladite lettre recommandée, le membre concerné sera informé de la date où l'Assemblée générale se prononcera sur l’exclusion.

Le membre démissionnaire ou exclu n'a aucun droit sur le fonds social et ne peut réclamer le remboursement des cotisations qu'il a versées. Il reste par contre tenu de payer les cotisations et autres rétributions qui lui incombent.

 

CHAPITRE III : ressources.

Art. 8 :

Les membres de catégorie A et C payent une cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par le Conseil d’administration, suivant les dispositions du Règlement d'ordre intérieur. Le montant de la cotisation annuelle ne dépassera pas 100.000 €.

Les membres de catégorie B ne sont pas redevables d'une cotisation annuelle.

Art. 9

Peuvent également être constitutifs de ressources pour l'association : des libéralités, subventions, intérêts des fonds placés, etc.

 

CHAPITRE IV : Conseil d’administration et Conseil d’avis :

Art. 10

10.1 La composition du Conseil d’administration est fixée par l'Assemblée générale.

 

Les membres de catégorie A réunis ou représentés à l'Assemblée générale nomment, par membre, et sur la proposition de chaque membre de catégorie A, un administrateur. Chaque administrateur a voix délibérative au conseil.

 

Chaque décision concernant la nomination d'administrateurs est prise à la majorité simple des voix émises et par scrutin secret.

 

Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur de l’association. Il lui faut à cet effet une procuration écrite. Un administrateur ne peut être porteur de plus de deux procurations.

 

La durée du mandat d'administrateur est de trois ans et prend fin de plein droit après écoulement de cette période, sauf s'il se présente rééligible lors de l'Assemblée générale de la troisième année du mandat et ceci, sur la proposition explicite du membre de catégorie A concerné. Dans ce cas, l'administrateur concerné est tenu de soumettre sa candidature pour un nouveau mandat de trois ans par écrit au président du Conseil d’administration, au plus tard au cours du mois qui précède l'Assemblée générale ordinaire de la troisième année de son mandat.

10.2 Les membres de catégorie B et C ne peuvent pas présenter leur candidature pour un mandat d'administrateur.

10.3 La révocation d'un administrateur ressort de la compétence exclusive de l'Assemblée générale qui en décide à la majorité des trois quart des voix émises par les membres de catégorie A, et sur proposition motivée du Conseil d’administration. Cette proposition doit être ajoutée à la convocation pour l'Assemblée générale.

La révocation est confirmée auprès de l'administrateur concerné par lettre recommandée et entre en vigueur à partir de la date de cette lettre (le cachet de la poste faisant foi).

Art. 11

Le Conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion des intérêts moraux et matériels de l'association. Il est habilité à trancher toute difficulté dans l'interprétation du libellé des statuts.

Tout ce qui n'est pas expressément réservé par la loi ou par les présents statuts à l'Assemblée générale relève de la compétence du Conseil d’administration.

Les actions judiciaires, tant comme demandeur que défendeur, sont intentées ou soutenues au nom de l'association, à la diligence du président du Conseil d’administration ou, s’il fait défaut, par tout autre administrateur désigné à cet effet.

Le Conseil peut déléguer la gestion journalière de l’association à l’un de ses membres ou à un tiers. Des modalités plus précises en la matière sont reprises dans le Règlement d’ordre intérieur.

Art. 12

Les mandats d’administrateurs ne sont pas rémunérés. Les administrateurs peuvent toutefois être remboursés de leurs frais.

Art. 13

Le président est assisté de 2 Vice-présidents ; leur assistance concerne plus particulièrement les contacts de l’association avec respectivement la communauté flamande et la communauté française.

Ces vice-présidents sont élus par le conseil d’administration en son sein. Les mandats du président et des vice-présidents ont une durée de trois ans et sont renouvelables.

Le président du Conseil d’administration préside d’office l'Assemblée générale et le Conseil d’avis, prévu à l'art.18. Sa voix est prépondérante en cas de parité de voix.

Art. 14 :

En cas de vacance dans le Conseil d’administration (en raison d’un décès, d’une démission, ou de toute autre cause), l'Assemblée générale pourvoit au mandat vacant, sur proposition du membre de catégorie A auquel appartenait l'administrateur concerné. L'administrateur ainsi nommé achève le mandat de celui qu'il remplace.

Art. 15 :

Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois que cela s’avère nécessaire, au minimum une fois par trimestre, à la demande du président ou des deux vice-présidents. Il est tenu procès-verbal de ces réunions. La convocation se fait par écrit, soit par fax, par e-mail ou par lettre reprenant l'ordre du jour proposé. Cette convocation est expédiée au moins huit jours avant la date de la réunion, sauf cas d'urgence dûment justifié. Les procès-verbaux sont tenus à la disposition des membres de l’Assemblée générale, au siège social de l’association.

Art. 16 :

Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Ces décisions ne sont valables que si au minimum la moitié des membres sont présents ou représentés.

Dans le cas où, conformément à l'art 11, la gestion journalière serait confiée à un tiers, ce dernier participe aux réunions du Conseil d’administration sans toutefois disposer d'un droit de vote.

Sous réserve d’une autre décision du Conseil d’administration, les employés de l’association peuvent également participer aux réunions du Conseil d’administration sans toutefois disposer d'un droit de vote.

Art. 17 :

Les actes qui engagent l'association sont signés par un membre du Conseil d’administration, et par la personne chargée de la gestion journalière de l'association. Les signataires ne doivent pas justifier vis-à-vis des tiers d'une délibération préalable du Conseil d’administration.

La correspondance courante, les actes de la gestion journalière, les quittances, ou les décharges envers l'administration des chemins de fer, postes et télégraphes ne devront impérativement porter qu’une seule signature : soit celle de la personne chargée de la gestion journalière, soit celle d’un employé désigné à cet effet.

Art. 18 :

Le Conseil d’administration peut constituer un Conseil d’avis.

La composition, les compétences et le fonctionnement de ce Conseil d’avis sont décrits dans le Règlement d’ordre intérieur.

 

CHAPITRE V : Assemblée générale.

Art. 19 :

L'Assemblée générale se compose des membres de l'Association.

Chacun des membres des catégories A et C est représenté par une personne physique, porteuse d’une procuration. Chaque membre peut émettre une voix.

Les membres de cat. B et C ne disposent pas d’un droit de vote quand il s'agit de désigner ou de révoquer un administrateur ou quand il s’agit de la (re-)désignation d’un vérificateur des comptes, comme il est question à l’Art. 23 infra.

Seuls les mandataires des membres de l'association en ordre de cotisation peuvent participer au vote. Un membre de catégorie A ne peut donner procuration qu'à un autre membre de catégorie A. Chaque membre de la catégorie B ou C ne peut donner procuration qu’à un autre membre de catégorie B ou C.

L'Assemblée générale procède à la nomination des administrateurs, sur la base des candidatures présentées à cette fin par les membres de catégorie A, et à leur révocation. Elle procède à la nomination et la révocation des vérificateurs des comptes, donne décharge aux administrateurs et vérificateurs des comptes, approuve les comptes de recettes et de dépenses de l'exercice écoulé, ainsi que les prévisions de recettes et de dépenses pour le prochain exercice. L’Assemblée générale statue aussi sur l'exclusion des membres, la modification des statuts et la dissolution de l'association, ainsi que sur l'éventuelle transformation en société à finalité sociale (pour autant que ce soit légalement possible). Elle statue également sur la rédaction du Règlement d'ordre intérieur, applicable à tous les membres de l'association.

L’Assemblée générale nomme le président de l’association sur la base de candidatures présentées par le Conseil d’administration. Les modalités plus précises concernant cette élection sont reprises dans le Règlement d’ordre intérieur.

Art. 20 :

L'Assemblée générale ordinaire ou annuelle se tient dans le courant du premier semestre, sur convocation du Conseil d’administration.

Des assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées à la diligence du Conseil d’administration, lorsqu'il le juge opportun ou lorsqu'un cinquième au moins des membres de catégorie A en fait la demande.

Cette demande doit être faite par écrit (soit par fax, par e-mail ou par lettre). Elle doit en outre préciser, en les justifiant, les points qu'elle propose d'inscrire à l'ordre du jour. Les membres sont convoqués au minimum quatorze jours avant la date de la réunion. Lorsqu'il s'agit d'une modification des statuts, les modifications proposées doivent être clairement indiquées dans la convocation.

Sauf dans le cas où la loi en dispose autrement, l'assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les décisions sont en principe prises à la simple majorité des voix. Elles lient expressément tous les membres, même ceux qui ne sont pas présents ou représentés.

Une modification des statuts ne peut être approuvée que moyennant une majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. En cas d'absence ou de non représentation des deux tiers des membres lors de la première séance, une deuxième assemblée peut être convoquée par le Conseil d’administration au minimum 15 jours après la première assemblée, pouvant ainsi valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.

Lorsqu'il s'agit d'une modification de l'objet ou des objectifs de l'association, celle-ci ne pourra être approuvée que moyennant une majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents et représentés.

Art. 21 :

Le président de l’association préside les réunions de l’Assemblée générale. En cas d'absence du président, l’un des deux vice-présidents ou, à défaut le plus âgé des administrateurs présents, assure la présidence. Le président de séance nomme le secrétaire. L'Assemblée générale choisit deux scrutateurs parmi les membres présents.

Art. 22 :

Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Ces procès-verbaux sont tenus à la disposition de tous les membres au siège social. Les copies ou extraits qui doivent être délivrés sont signés par deux membres du Conseil d’administration ou par un membre et par la personne chargée de la gestion journalière. Les résolutions de l'Assemblée générale sont portées à la connaissance des associés et des tiers intéressés, soit via le Moniteur Belge, soit par lettre circulaire, suivant les dispositions arrêtées par le Conseil d’administration et sans préjudice des publications prescrites par la loi.


CHAPITRE VI : comptes et budget

Art. 23 :

Le Conseil d’administration prépare les comptes et les budgets et les soumet à l'Assemblée générale pour approbation.

Sur proposition du Conseil d’administration et en vue de la vérification des comptes, l’Assemblée générale peut procéder à la nomination d’un ou de plusieurs vérificateurs des comptes. L’Assemblée générale détermine le nombre de vérificateurs et fixe leurs émoluments. Le(s) vérificateur(s) est (sont) nommé(s) pour une durée de trois ans, renouvelable. Le mandat de vérificateur est ouvert aux comptables agréés, experts-comptables et réviseurs d’entreprises.

Les vérificateurs des comptes font rapport sur leur contrôle de la situation financière de l’association, de ses comptes annuels et de la régularité légale et statutaire des opérations comme établies dans les comptes annuels.

Art. 24 :

Les comptes de l'association sont arrêtés au 31 décembre de chaque année. L'exercice de l'association débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le Conseil d’administration établit les comptes de l'année écoulée et le budget pour l'année en cours avant l'Assemblée générale ordinaire de l'exercice en cours. L'approbation des comptes et du budget marque la pleine et entière approbation des modes de gestion financière et vaut décharge aux administrateurs et vérificateurs des comptes pour ce qui est de l'exécution du mandat.

CHAPITRE VII : dissolution, liquidation

Art. 25 :

La dissolution de l'association ne pourra être prononcée que selon les conditions légales. L'Assemblée générale procèdera, par la même délibération, à la désignation d'un à trois liquidateurs chargés de la liquidation de l'association dissoute et déterminera leurs pouvoirs ainsi que leurs émoluments possibles ; elle fixe en même temps les modalités de la liquidation.

Art. 26 :

Il sera statué sur l'affectation à donner aux biens de l'association dissoute, par l'Assemblée générale qui aura prononcé la dissolution ou, en cas de dissolution judiciaire, par une Assemblée générale spécialement convoquée à cet effet par le Conseil d’administration ou, éventuellement, par le(s) liquidateur(s). Les biens de l'association dissoute devront être affectés aux fins se rapprochant le plus près possible de l'objectif pour lequel l'association a été constituée.

Art. 27 :

Tout ce qui n'est pas prévu explicitement dans les présents statuts est régi par les dispositions légales en vigueur. Les dispositions statutaires qui seraient éventuellement en contradiction avec les dispositions impératives de ces lois sont considérées comme non écrites.

L’Assemblée générale peut adopter, selon les mêmes modalités de quorum de présence et de vote que celles prévues pour les modifications statutaires, un Règlement d’ordre intérieur qui précise les règles complémentaires à l’organisation et au fonctionnement de l’Association, au moins pour les questions visées aux articles 12, 17 et 18 des présents statuts.